Comunicación organizacional: Tipos y formas
Comunicación en las organizaciones
Las organizaciones hoy en día necesitan mantenerse
actualizadas, cumpliendo tendencias e innovando en productos y servicios lo
cual permite su permanencia en el mercado con el dinamismo correspondiente de
las empresas altamente efectivas; y de esta forma cumplir con las demandas de
los mercados actuales. Para eso es necesario comprometerse a nivel corporativo
que permita darle el valor que realmente se debe a los procesos vitales de
comunicación de las empresas que le permiten alcanzar los objetivos
institucionales y ser competitivos en relación a las demás organizaciones.
La comunicación
organizacional es una importante herramienta de mucho aporte
laboral en la actualidad que da lugar a la transmisión de la información dentro
de las organizaciones para identificar los requerimientos y logros de la
organización y los colaboradores de la misma. La comunicación organizacional
llega a permitir el conocimiento de los recursos humanos, su desarrollo en la
empresa, productividad en los departamentos de trabajo.
La principal finalidad de la comunicación
organizacional es primordial para alcanzar los objetivos institucionales;
elementos que en conjunto dan paso al desarrollo
organizacional y de los colaboradores que se van preparando para
alcanzar su mejor desempeño en los mercados.
Comunicación interna y externa
La comunicación interna, son
todas las actividades realizadas por la organización, para crear y mantener las
relaciones entre sus miembros, a través del buen uso de los diferentes medios
de comunicación existentes en la organización.
La comunicación interna da lugar a (UAT, 2011):
• Elaborar un reconocimiento de la empresa en un
ambiente de cordialidad, y estimulación en las actividades laborales.
• Poder conocer en gran medida a la organización y
familiarizarse con ellas.
• Reconocimiento del desempeño de los colaboradores
• Fomentar el intercambio de información
(comunicación) en toda la organización.
• La empresa es responsable de fomentar un clima organizacional positivo
para beneficio de toda la organización.
• El clima organizacional es básicamente en
ambiente personal y de índole físico a partir del cual se realizan las
actividades empresariales.
La comunicación externa, son
todas las actividades realizadas por la organización, cuyo propósito es
mantener relaciones con el exterior, en la actualidad a este tipo de
comunicación se le conoce como relaciones públicas.
Escenarios de la comunicación organizacional
La comunicación
organizacional generalmente se puede presentar en los siguientes
tres escenarios (Andrade, 2005):
• Escenario físico. Dentro de este escenario se
puede considerar el interno y externo, y se consideran todos los elementos
decorativos de la organización y también los llamados informativos, por
ejemplo: los símbolos de “no pasar”, “sólo personal autorizado”, etcétera.
• Escenario social. Este escenario incluye a la
totalidad de factores que se relacionan con las personas y además de la
interacción existente entre las mismas, como ejemplo de este escenario se puede
considerar el empleo de papeles de cada miembro dentro de una reunión laboral.
• Escenario institucional. Relaciona los mensajes que la
organización emite a sus miembros, proveedores, clientes, y demás personas
involucradas; ejemplos de este tipo de comunicación en este escenario son
básicamente: memorándums, avisos en pizarra, publicidad, entre muchos más.
Flujo de la comunicación en la organización
Dentro de una empresa es indispensable que la
comunicación fluya en distintas vías, desde un nivel jerárquico menor a
uno más alto, así como hacia los niveles jerárquicos de los lados. Normalmente
se había contemplado con mayor fuerza a la comunicación de forma descendente, pero
en la actualidad se conoce ampliamente que, en caso de que en la organización
solamente fluya la información del nivel jerárquico superior a uno inferior,
existirán problemas de comunicación de gran impacto en la organización. En
términos generales para que la comunicación sea eficaz en la empresa, es
importante que surja del empleado, es decir, comunicación de forma ascendente.
No hay que olvidar la importancia del flujo horizontal en la comunicación, esto
sucede cuando los involucrados pertenecen a un mismo nivel de jerarquía o
similar; así como también existe la comunicación diagonal (se presenta entre
los trabajadores de distintos niveles jerárquicos, aún sin que haya una
dependencia entre departamentos o niveles).Comunicación descendente
Este tipo de comunicación se presenta en los
niveles jerárquicos altos y con dirección específica hacia los niveles de
jerarquía inferior, generalmente esta comunicación se presenta en las
organizaciones cuya autoridad es centralizada y sumamente autoritaria.
Dentro de la comunicación descendente los
principales medios utilizados para el proceso de comunicación están vía mando
(instrucciones de forma oral al personal) se presenta: a través de los
discursos, reunión con el personal, vía telefónica. En cuanto a la comunicación
vía escrita los medios más utilizados son:
• Memorándum
• Cartas
• Informes
• Folletos
• Reportes, entre muchas más.
Una de las características principales de este tipo
de información es el hecho de que la información se vuelve difusa y dispersa
conforme va descendiendo en la línea de mando y de los niveles jerárquicos.
Además el hecho de que una administración de a conocer y solicite el
cumplimiento de políticas de trabajo o procedimientos, no existe una garantía
para el cumplimiento y logro de los mismos; ya sea por fallas en la comunicación,
situaciones imprevistas que alteren los procesos, o simplemente por falta de
disciplina de los empleados involucrados. Ante estas circunstancias es
indispensable la existencia de un sistema que permita retroalimentar la
información recibida.
Por último es importante señalar, que la
información que se dirige de forma descendente en una organización suele
avanzar lentamente, trayendo como consecuencias tardanza en la llegada de la
información a su destino, creando situaciones de frustración a la administración de la
empresa.
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